Mobil iş gücünü çoğu zaman evden çalışan ya da dizüstü bilgisayarlarıyla kahve dükkanlarında oturan kişiler olarak hayal etsek de, bu insanların çoğu iş arkadaşları veya müşterileriyle tanışmak, kurumsal eğitim almak gibi farklı nedenlerden ötürü ofislere gidiyor.
Özellikle finans sektörü liderleri mobil çalışanların, hareketliliği destekleyen ve onlara fiziksel çalışma alanı sağlayan ofis binalarında olduklarında hem verimin ve memnuniyetin arttığını, hem de emlak giderlerinin azaldığını fark ediyor. Dünyadaki finans merkezlerinin çoğu, kiraların çok yüksek olduğu bölgelerde yer aldığı için bu durum büyük önem taşıyor. İşyerini yeniden tasarlamak, onu cazip bir yatırım haline getiriyor. Peki bir finans kuruluşunun ekibi bu değişime nereden başlamalıdır?
Çözüm odaklı bir tasarım metodolojisi kullanılmalı
Başlangıç aşamasında ilk olarak Design Thinking veya Agile Design (çevik tasarım) gibi çözüm odaklı bir tasarım metodolojisi kullanılmalı. Bu şekilde, tesis ekibi insan ihtiyaçlarını keşfederek onları tasarım planına entegre edebilir. Örneğin tesis ekibi alışkanlıklar, verimliliği en çok artıracak ihtiyaç ve istekler üzerine çalışanlarla görüşmeler yaparak, şu gibi gereklilikleri ortaya çıkarabilir: Belli bir departman içerisinde ya da bir proje veya işe bağlı olarak hızlıca toplanıp dağılan geçici ekipler. Buna, farklı departmanlar veya konumlardan insanlar da dahil olabilir. Bu kişiler kullandıkları uygulamlara ve verilere ofisin her yerinden ulaşma ihtiyacı duyacaklardır. Büyük konferans salonlarında video konferans, telefon, projektör gibi dijital teknolojiler muhtemelen gerekli olacaktır.
- Bireysel çalışma, hassas telefon görüşmeleri veya toplantılar özel, sessiz ve dayalı döşeli odalar gerektirir.
- Takımlar oluşturmak, şirket kültürünü güçlendirmek ve stresi azaltmak için gereken sosyalleşme ve rahatlama için, yiyecek ve içecek imkanlarının da bulunduğu ortak bir oyun alanı gerekir.
- Alan tasarımını etkileyecek mevzuata ilişkin gereklilikler dikkate alınmalıdır. Örneğin, Sarbanes-Oxley hassas finansal bilgilerin ofisin genel alanlarından ayrı tutulmasını şart koşuyor. En güvenlikli uygulamalardan biri de müşteriye özel bilgilerin telefonla alınması için tahsis edilmiş steril; yani kalem, kağıt ve kişisel eşyaların koyulmaması için içinde çekmece veya raf bulunmayan çalışma yerlerinin sağlanmasıdır. Dolapların kişisel kullanım için ortak bir alanda temin edilmesi gerekir.
Tesis ekibi, tasarımı çizerken modüler alanları hareketli duvarlar, çok amaçlı odalar ve çalışırken bile yeniden düzenlenebilecek mobilyalarla doldurarak, tasarımın geleceğe uygun ve değişime uyum sağlayabilecek kadar esnek olduğundan emin olmalıdır.
Tasarım ve BT’nin tüm imkanları birleşmeli
Tasarım ekipleri sonraki aşamada ise BT ile birlikte çalışarak, mobil hareketliliğe imkan tanıyan şu teknolojileri sağlamalıdır;
- İnsanların ofisin her yerinden çalışabilmeleri için kablosuz ve uzaktan erişim altyapısı,
- Çalışan veya şirkete ait herhangi bir cihaza, yüksek performanslı ve olağanüstü kullanıcı deneyimine sahip iş ve verimlilik uygulamalarının güvenli kurulumu,
- Mevzuata ilişkin gereksinimleri karşılamak adına güvenli belge erişimi, paylaşımı, senkronizasyonu ve depolaması,
- Ekran paylaşımı ve video konferans olanağı sunan web tabanlı işbirliği çözümleri ile planlı veya spontane sanal toplantılar yapabilme imkanı,
- Mobil çalışanlar için kesintisiz, yüksek performanslı erişim ve kullanılabilirliği sağlamak için uzaktan yardım hizmetleri.
Çalışanla etkileşim içinde olun, geri bildirimlerini değerlendirin
Sonuncusu ve kesinlikle en önemlisi, yeni iş yeri ortamına alışmalarına yardımcı olmak adına etkileşim içine girmeyi unutmamak. Yapılacak uygulamaların planı, nelerin değiştiği ve sorular için kiminle irtibata geçmeleri gerektiği ile ilgili onları bilgilendirin. Çalışanların yeni ortama ve teknolojiye alışmalarına yardımcı olmak için eğitimler ve turlar düzenleyin. İlgi ve memnuniyeti ölçmek, geri bildirim istemek için taşınma öncesi ve sonrası anketler uygulayın. Değişimin sonucunu paylaşmak ve tanıtmak için iç iletişim kanallarını kullanmak, mobil çalışanlara ofise geldiklerinde onları nelerin beklediğini bildirmek ve başarıyı vurgulamak için etkili bir yoldur.
Emlak yükünde kayda değer azalma
Peki finans kuruluşları iş yerini yeniden tasarlamaya yönelik yapacakları yatırımdan ne gibi faydalar sağlayabilir? Tesislerin yeniden tasarlanmasında mobil çalışanların hoşuna gidecek bir sonuç da emlak yükündeki önemli azalmadır. İş gücü hareketliliği, belirli bir yerin kullanımında ortalama yüzde 50’lik bir artışa sebep olur (her 1,5 tam zamanlı karşılığında 1 masa/koltuk). Bu da ofis alanı inşa etme veya kiralamaya yönelik yatırım maliyetlerini azaltır. Daha küçük bir fiziksel ayak izi, daha düşük enerji tüketimi ve emisyon sayesinde çevresel etkiyi de azaltır. Dönüştürülmüş bir iş yerinin diğer bir sonucu ise yetenekli çalışanı kendine çekmenin ve korumanın yanı sıra şirkete ve personeline karşı sadakat oluşturmasıdır.
Çalışanlara gelirsek, onlar da aktif işbirliğinin, yaratıcılığın ve verimliliğin teşvik edildiği, daha dinamik bir ortamın tadını çıkarabilirler. Bina içerisine farklı türden alanların bir karışımının eklenmesi ve çalışan-müşteri etkileşimini desteklemek için gerekli tüm mobil teknoloji imkanlarının sunulması, günün sonunda daha iyi bir müşteri deneyimi kazandırır.
