İş sürekliliği açısından telefon ve hatta video iletişimi sizin için önemli ve kesilmesi durumunda maddi ve manevi (işinizden olma) açıdan kayıplara neden olacaksa işte IP santrale geçiş için ilk en önemli sebebiniz.
Graham Bell’in telefonla ilk “ALO” demesinin üzerinden 138 yıl geçmiş. Süreç içerisinde hızlı dönüşüm geçiren telefonlar artık Apollo’nun bilgisayarından bin kat daha hızlı. Telefon görüşmelerinin önemli bir kısmı mobil iletişime doğru kaymaya başladı. Eskiden ev telefonu olması prestij sayılırken şimdilerde mali açıdan gereksiz görülebiliyor. Bu sebepten servis sağlayıcılar artık hizmetlerini (telefon, internet, televizyon) tek çatı altında birleştirerek müşterilerine daha uygun maliyetle hizmet sunmaya çalışıyor. E-posta iletişimi, yapılan işi kayıt altına alınmayı sağlasa da maalesef bizim kültürümüzde telefonun veya yüz yüze görüşmenin yerini tutamıyor. Bir arkadaşınız veya müşteriniz size e-posta attıktan beş dakika sonra arayıp “e-posta’yı aldın mı? Aldıysan neden cevap vermedin?” gibi sorular sorabiliyor. Bu da iletişim kanallarında telefonun hatta yeni dünya düzeninde videonun yerini koruduğunu gösteriyor. Youtube, Dailymotion ve Vine gibi video paylaşım kanallarının bazen araştırmacıları şaşırtan istatistikleri bize görsel iletişimin de gücünü gösteriyor.
Peki, İletişimin Bu Kadar Kritik Olduğu Bir Noktada Siz IP Telefon Altyapınıza Ne Kadar Önem Veriyorsunuz?
Bir telefon sistemini seçerken bizim için önemli kriterleri birlikte inceleyelim. Dört farklı sistemde telefon sistemi seçebiliriz. Analog altyapı iki telli, Mr. Bell zamanından bu yana fazla değişikliğe uğramamıştır. Klasik ve basit bir seçim olacaktır. Bir sonraki nesil dijital devriydi ama o da miadını doldurdu. Şimdi IP iletişimini temel alan IP telefonlar sizin için doğru ve güvenilir çözüm. IP telefon sistemini iki farklı şekilde kullanabilirsiniz. Hala telefon kullanıcılarının önemli bir kısmında ahize tutma alışkanlığı var. Bu sebepten masa üstü telefonları popülerliğini koruyor. Bu alışkanlıktan vazgeçebilen kullanıcılar için PC/MAC üzerine kurulan softphone (Jabber) uygulaması ve bir Jabra kulaklık yardımı ile IP telefon sistemine dahil olmak mümkün. Ayrıca mobil kullanıcılar da unutulmamış durumda. Eğer iOS veya Android temelli bir akıllı telefonunuz varsa siz de ücretsiz yazılımı yükleyerek IP telefon sisteminin bir parçası olabilirsiniz. Jabber yazılımı ile IP telefon sistemine bağlanmanız için ofiste olmanız da gerekmiyor. Şirket güvenlik politikalarının izin verdiği sürece, herhangi bir kablosuz ağa bağlanmak veya 3G/4G üzerinden bağlanmak suretiyle ses ve video görüşmesi yapmak mümkün.
Örnek olarak, Cisco 2009 yılında 12.9 milyon masa üstü telefonu satarken 2018 yılına doğru, bunun 34.7 Milyona ulaşacağını ön görmüş. Burada artış gözükse de artış oranlarına baktığımızda %23.4’ten %9.6’ya doğru bir düşüş olduğunu görüyoruz. Tabii ki bu istatistik tüm dünyayı kapsıyor. Türkiye’de çoğu kurum ve şirkette yakın gelecekte masa üstü telefonlardan vazgeçmek pek de olası gözükmüyor.
Ayrıca hala kablosuz ağlar üvey evlat muamelesi gördüğü ve güvenlik sebebiyle birçok firmada ağlar arası geçişe izin verilmediğini, hatta sadece internet bağlantısı için kullanıldığını düşünürsek kat etmemiz gereken çok yol olduğunu söyleyebilirim.
Asıl önemli soru ise , “Ben şirketime neden IP telefon almalıyım?” . Bu yazıyı okurken buna siz karar vereceksiniz.
İş sürekliliği açısından telefon ve hatta video iletişimi sizin için önemli ve kesilmesi durumunda maddi ve manevi (işinizden olma) açıdan kayıplara neden olacaksa işte ilk ve en önemli sebebimiz.
İşletmenizde klasik (analog/dijital) telefon santrali kullanıyorsanız ve yapı ile siz ilgilenmiyorsanız, lütfen santralinizin yerini öğrenin ve yapıyı bir görün. 300-400 kişilik bir işletmede analog santral ve bağlantı birimlerinin ciddi bir yer işgal ettiğini görebilirsiniz. Sonrasında bu santrali nasıl yedeklediğimizi soralım. Lakin alacağınız cevap sizi tatmin etmeyecektir. Eğer birden fazla ofisiniz var ve bunlar arasında da bir yedekleme istiyorsanız artık sözün bittiği yere gelmişsiniz demektir. Bir de bakım, işletim ve yedek parça giderleri var. İşletmeniz 500 kişinin üzerinde ise 4-5 yıllık işletim, bakım ve yedek parça giderlerinizi hesapladığınızda IP telefon sistemine neden yatırım yapmanız gerektiğini siz de göreceksiniz.
Santral yönetimi ve hat tanımlama gibi istekler çoğu zaman beklenen sürenin de üzerinde tamamlanmaktadır, IP telefon sistemi ile bu işlemleri yapmak birkaç dakika sürmektedir. Şirket içinde taşınma olması veya yeni bir ofise geçilmesi durumunda size veri ve ek telefon kablolama masraflarınız çıkacaktır. IP telefon sistemleri tek kablo üzerinden veri ve sesi taşıyarak bu problemin de önüne geçmektedir.
Ayrıca altyapınızı video konferans sistemi ile entegre etmek, son kullanıcıların ofis dışından da telefon sistemine bağlanmasını istiyorsanız IP telefon sistemleri ile tanışma zamanınız gelmiş demektir.
Yatırımınızın Detayları
Sanırım bu noktaya kadar yeterince pembe bir tablo çizdim. Biraz da IP telefon altyapısına geçmek istediğinizde yapmanız gereken yatırımlardan bahsetme istiyorum. İşe kablolamadan başlayalım, bilgisayarlarına gelen veri kablolarını kontrol etmekte fayda var. Sekiz telli olan bu Cat5(e)/6/7 kablolar maalesef uçlarına RJ45 takılırken, 8 pinin bir kısmı temas etmeyebiliyor. Bu da ilk günden istenmeyen sorunlar yaratabiliyor. IP telefonlar henüz güneş enerjisi ile çalışamadığı için bir güç kaynağına ihtiyacımız olacak. Burada adaptör/injektör veya PoE anahtar kullanabiliriz. Anahtar başına düşen PoE gereksinimi olan telefon sayısı 12’nin altında ise adaptör seçimi daha ekonomik olacaktır. Lakin adaptör için ekstra bir priz gerekli. Masanın yanında tek UPS prizi varsa elektrik kesintisi durumunda kullanıcıya ya bilgisayar ya telefon seçimi yaptırmak durumunda kalabilirsiniz.
Ağ anahtarı seçiminin genellikle hatalı yapıldığını düşünüyorum. Bu da maalesef projelerinizde gereksiz maliyet artışlarına sebep oluyor. Naçizane tavsiyem son kullanıcı ve telefon erişiminde kullanacağınız ağ anahtarlarını Layer 2 katmanında hizmet verenlerden seçin, aksi durumda anahtar başına 1.500$-3.000$ arası ekstra bir maliyetle karşılaşabilirsiniz. Tek kablo ile kullanım durumunda ağ anahtarı ve seçilen telefon modeli uyumuna da dikkat etmekte fayda var. Ağ anahtarının 10/100/1000 destekli olması durumunda telefonu 10/100 destekli seçerseniz maalesef ağ anahtarının Gigabit hızından faydalanamaz durumda olursunuz.
IP Santral Sistemi İçin Nasıl Bir Donanıma İhtiyacınız Olacak?
Yeni nesil IP telefon sistemlerinin güzel tarafı da bu. Artık sizin özel bir donanıma ya da bir sürü CPU kartının takıldığı bir kasaya ihtiyacınız yok. Sanallaştırma ile siz IP telefon santralini kaynakları uygun bir sunucuya kurabilir, yedeğini ister aynı isterseniz size ağ üzerinden bağlı başka ofisinize de kurabilirsiniz. Böylelikle coğrafik yedekleme de sağlamış olursunuz. Çağrı yönetim yazılımı birçok üretici tarafından ücretsiz verilmekte ve sisteme dahil ettiğiniz telefon sayısına göre, sadece bir sefere mahsus, lisans ücreti alınmakta. Böylelikle aldığınız sisteme kullanacağınız kadar ücret ödeyerek daha uygun bir yapıya sahip olursunuz.
Bir IP telefon projesinin en sancılı, uzun süren ve projenin maliyet kalemini oluşturan bölümü ise telefon seçimidir. Ekran boyutu, tuş/hat sayısı, siyah beyaz/renkli, dokunmatik gibi birçok seçenek önünüzde olacak. Tabii ki özellikler arttıkça fiyatın artacağını da göz önünde bulundurun. “Hem güzel hem kaliteli hem de ucuz olsun” maalesef gerçek hayatta pek işleyen bir motto değil.
Ben detaylarını internette de bulabileceğiniz birkaç ana model üzerinden seçim yaptım. Bu modellerin dışında farklı marka modellerde onlarca IP telefon seçeneği var. IP telefon altyapısının gereksinimleri doğru belirlemek ve üreticilerden benzer kriterleri talep etmekte fayda var. Sizin kısa vadede “ucuz” olduğunu düşünüp yapacağınız yatırım orta ve uzun vadede tüm sistemi değiştirmenizi gerektirebilir. Bu da size yeni yatırım ve destek maliyetleri oluşturacaktır. İşletmenize uygun marka ve model konusunda danışmak için bana da yazabilirsiniz.
Cisco 3905
Genellikle fabrika, otel, yurt gibi ortamlarda kullanılmaya uygun, tek hat destekli düşük maliyetli bir IP telefon. Çift Ethernet desteği olması aynı zamanda tek kablo üzerinden veri ve ses desteği sunuyor.
Cisco 7821
İdeal bir son kullanıcı telefonu, iki hattı var. İkinci hat hızlı arama ve meşguliyet durumu için de kullanılabilir. Telefon üzerinde bekletme, aktarma ve konferans yapma gibi çok kullanılan işlemleri hızlandıracak kısa yol tuşları mevcut. Aynı zamanda kulaklık bağlayarak kullanabileceğiniz telefon, ayrıca üzerinde 10/100Mbit destekli bir de PC portu mevcut.
Cisco 8851
Yönetici seviyesinde kullanılabilecek renkli ekrana sahip, şirket logosunun ekrana koyulabileceği model bir telefon. Öne çıkan diğer özellikleri Bluetooth 3.0 ara biriminin olması, bu sayede mobil telefonunuzla kullandığınız kulaklığınızı aynı zamanda masa telefonunuzla da kullanabilir durumda oluyorsunuz. Ben Cisco ile uyumlu Jabra markasının Supreme UC veya Motion UC modellerini öneriyorum. Ayrıca telefon üzerinde 5 tane programlanabilen buton bulunmakta, eğer bu yetmiyor ise bir modülle bunu daha da artırmak mümkün.
Cisco DX650
Üst düzey yönetici seviyesinde konumlandırılabilecek bir telefon. Aslında ona sadece telefon demek biraz eksik kalır. Dokunmatik ekranı, Android işletim sistemi, Full-HD(1080p ) kamerası ve Webex bağlanma özelliği ile akıllı masa üstü telefon demek daha doğru olacaktır.
Cisco DX80
Biz ona kişisel konferans ünitesi diyoruz. Zaten standart gelen pakette bir ahize bulunmuyor. Eğer DX80’i açık ofiste kullanacaksanız ve arkadaşlarınızı rahatsız etmek istemiyorsunuz. Jabra’nın Cisco için ürettiği Jabra Handset 450 modelini de yanında sipariş etmeniz gerekli. DX80, 23 inç dokunmatik ekrana, Android işletim sistemine sahip ve 1080p görüşmeyi sağlayan bir video görüşme çözümü. DX80’in sevdiğim tarafı eskiden masamda bulunan ikinci ekran yerini almış olması. Artık hem ikinci ekran hem de konferans cihazı olarak kullanabileceğim 1080p HD destekli bir çözüm var. Maliyete 5 yıldız verdim ama gerek özellikler gerekse performansa göreceli bakınca 4 yıldız da vermek mümkün.
