Teknolojik imkanların iş hayatında kullanılmasıyla birlikte zaman kaybına yol açan uygulamalar yavaş yavaş tarihe karışıyor. Son olarak şirketlerin sırtındaki yükü bir nebze de olsun hafifletmek için uygulamaya sokulan E-Fatura karşımıza çıktı.
Yaklaşık 4 yıl önce hayata geçirilen ve 397 sıra no.lu VUK tebliği ile duyurulan E-Fatura, veri biçimi ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen, VUK gereği normal bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde bulunduğu, satıcı ve alıcı arasında oluşan iletim aracının merkezi bir platform (GİB) üzerinden gerçekleştirildiği elektronik bir belge olarak karşımıza çıkıyor. Daha önce E-Fatura’yı duymamış kişiler her ne kadar bu uygulamayı kullanmaktan çekinse de E-Fatura hali hazırda kullandığımız kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip.
Normal faturalarda olduğu gibi Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilen e-fatura uygulamasının amacına baktığımızda, her şirketin aynı platform üzerinden ve aynı standartlarda fatura kesebileceği, güvenli, hızlı ve maliyet tasarrufu sağlayan bir platform oluşturmak olduğunu görüyoruz. Tabii ki E-Fatura platformu kurulmadan önce yurt dışındaki benzeri uygulamalar incelenmiş ve bu konuda araştırmalar yapılmış. Ortaya çıkan sonuca baktığımızda ise E-Fatura uygulamasının alt yapısında veritabanı olarak açık kaynak kodlu XML’in benimsenmiş. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından E-Fatura uygulaması için UBL 2.0 standardı esas alınarak özelleştirme yapılmış ve sonuçta UBL TR 1.0 paketi oluşturulmuş. Yarıca uygulamada dolaşan mesajların, Standart Business Document Header-GS1 standardına uygun bir zarfın içinde dolaştırılması sağlanmıştır. Uygulama bir merkez etrafında tanımlanacak “gönderici birim” ve “posta kutusu” yazılımları aracılığı ile çalışacaktır. Bu yapılar birbirinden bağımsız rolleri yerine getirmekte olup, farklı yazılım altyapıları içerisine kolaylıkla entegre edilebilirler. 
Gerçek Kişiler de E-Faturaya Geçiş Yapabilirler
397 sıra no.lu VUK ile tüzel kişiler sistemden faydalanabilirken 416 sıra nolu VUK tebliği ile gerçek kişilere de e-fatura uygulamasına dahil olma hakkı tanınmıştır. Uygulamanın yaygınlaştırılması amacıyla da “Özel Entegratörlük” müessesi 421 sıra no.lu VUK tebliğinin yayınlanmasıyla genel işleyişine dahil edilmiştir. Şimdilerde şirketler arasında sıkça kullandığımız E-Fatura servis sağlayıcısı olarak bilinen özel entegratörlük sayesinde de bilgi işlem alt yapısı yeterli olmayan mükelleflerin bu yeni uygulamadan kolayca faydalanabilmeleri amaçlanmıştır.
Kimler E-Fatura Kullanmak Zorunda
421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında; 04.12.2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına (ciro) sahip olanlar ile. 06.06.2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına (ciro) sahip olanlar, 01.09.2013 tarihine kadar Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvurmak ve 31.12.2013 tarihine kadar e-Fatura uygulamasına geçmek zorundadır.
Hemen belirtelim her ne kadar son başvuru tarihi 01.09.2013 gözükse de halen http://www.efatura.gov.tr/ üzerinden başvuru yapabiliyor, başvuru formuyla ilgili sorunlarınız için [email protected] e-posta adresi üzerinden ve 444 5 576 numaralı Kamu Sertifikasyon Merkezi Çağrı Merkeziyle irtibata geçebilirsiniz. Tüm bunlara ek olarak E-Dönüşüm sürecinin önemli bir ayağını oluşturan e-Faturaya geçiş zorunluluğu 3 ay daha uzatıldı. Maliye Bakanlığı’ndan yapılan açıklamaya göre, yoğun başvurular nedeniyle mükelleflerin bazı teknik aksaklıklar yaşaması üzerine böyle bir karar alındı.
Tabii ki genel tebliğ üzerindeki kriterleri ii tahlil etmekte fayda var. İlk kriter, madeni yağ lisansına sahip firmalardan alım yapan kurumları ilgilendiriyor. Bu kritere göre 2011 yılında brüt 25 milyon lira ve üzeri satış hasılatı yapan firmalar, madeni yağ lisansına sahip bir akaryakıt firmasından 2011 ve sonrası yıllarda bir yakıt almışsa E-Fatura uygulamasına geçmek zorunda. Şunu da belirtmekte fayda var, Madeni Yağ Lisansı sahibi firmadan sadece madeni yağ değil, herhangi bir mal alınmış olsa dahi zorunluluk kapsamına giriliyor. Çünkü Madeni Yağ Lisansı firma E-Fatura sistemine dahil ve sizin de bu sisteme entegre olmanız gerekli.
İkinci kritere baktığımızda 2011 yılında 10 milyon TL’den fazla satış hasılatı olan firmaların dahil olduğunu görüyoruz. Tabii ki bu kriterlere uyan tüm firmalar E-Fatura’ya geçmek zoruna değil. 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler zorunlu kılınmış durumda. 2011 yılında bu listedeki malları satanlardan mal alan bir firma da E-Fatura uygulamasına geçmek zorunda kalacak.
E-Fatura İçin Başvuru Nasıl Yapılır?
E-Fatura uygulamasından yararlanmak için üç farklı yöntemden birini seçebilirsiniz. Bu yöntemlerden ilki Başkanlık’tan özel entegrasyon izni almış kurumların bilgi işlem sistemleri kullanılarak yapılan entegrasyon. Bu yöntem hakkında daha fazla bilgi almak için http://www.efatura.gov.tr/efaturaozelentegratorluk.html adresini ziyaret edebilirsiniz.
İkinci yöntem ise Bilgi İşlem Sistemi altyapınızın yeterli olması durumunda kendi entegrasyonunuzu yapmak. Tabii ki bunun için de belli yeterliliklere sahip olmanız gerekiyor. Bu başvuru türü hakkında daha fazla bilgi almak için http://www.efatura.gov.tr/efaturaentegratorluk.html adresini ziyaret edebilirsiniz.
Üçüncü yöntem ise Başkanlığımız tarafından www.efatura.gov.tr internet adresi üzerinden ücretsiz olarak sunulan GİB Portal’ı kullanmak. Bu yöntem ile ilgili daha detaylı bilgi almak için http://www.efatura.gov.tr/efaturaportali.html adresiniz ziyaret edebilirsiniz.
Mükellefler, başvuru esnasında uygulamadan yararlanma yöntemlerinden durumlarına uygun olan birisini belirtmek zorunda. Uygulamadan yararlanmak isteyen mükelleflerin uygulama karşısındaki durumu ve uygulamadan yararlanma prosedürleri, yapacakları başvuru üzerine Başkanlık tarafından belirlenecektir.
Uygulamadan yararlanmak isteyen mükellefler posta yoluyla veya elektronik ortamda başvuru yapabiliyorlar. Posta yoluyla başvuru yapmak isteyen mükelleflerin başvuru belgelerini “Gelir İdaresi Başkanlığı – Denetim ve Uyum Yönetimi Daire Başkanlığı (I) İlkadım Cad. 06450 Dikmen/ANKARA” adresine göndermeleri gerekmekte.
E-Fatura’nın Şirketlere Sunduğu Yararlar
E-Fatura’nın ne olduğu ve hangi kurumları kapsadığıyla ilgili bilgileri dosya konumuzun giriş yazısında sizlere paylaştık. Sıra geldi E-Fatura uygulamasına geçen firmaların kazançlarına. E-Fatura kurumlar ve aynı zamanda kurumlarla tüketiciler arasındaki fatura bilgisi akışının tamamen teknoloji altyapısı ile sağlamayı hedefleyen kâğıt ve benzeri gönderimlerin ve alımların yapılmamasını sağlayan bir sistem. Kısacası E-Fatura ticaret sürecinde satılan veya alınan mal sonucunda verilmesi gereken ticari belgenin elektronik ortam yolu ile alıcıya iletilmesi olarak açıklanabilir. Bu durum faturalandırma sürecini ortadan kaldıracak ve her iki taraf için de ticaret daha hızlı gerçekleşecektir. Bu sistem hem fatura düzenleyen hem de fatura kesilen taraf için de fayda sunuyor. Bu sayede gerek fatura gönderim süresi, gerekse de ödeme süresi son derece kısalmakta. Fatura bilgilerinin el ile doldurulması yüzünden yaşanan sıkıntılar da ortadan kalkmakta ve iş süreci her iki taraf içinde hatasız olarak sonuçlandırılabilmekte. Yapılan herhangi bir hata varsa bile E-Fatura uygulamasının sunduğu avantajlar sayesinde tekrar işlemeyi önemli ölçüde kolaylaştırmakta ve kısaltmaktadır. Ayrıca elektronik arşivleme olanağı sayesinde faturaların saklanması için kullanılan depo ve arşivler ortadan kalkmakta ve faturalar istenildiğinde bilgisayar üzerinden kolayca bulunabilmekte.
Tasarruf Yüzde 70’lere Varacak
Bunların dışında E-fatura ile birlikte gelen faydalar saymakla bitmiyor. Öncelikle yüzde 70’lere varan giderlerden tasarruf ve faturalama süreçlerinin entegrasyonu ve optimizasyonu sayesinde etkinliğin ve verimliliğin önemli ölçüde artırılması geliyor. Bir şirketin maliyetlerini azalması ona karlılık yolunda fazlasıyla yardımcı olacaktır. E-Fatura’da bu konuda önemli bir hizmet sunuyor. Bunun yanı sıra şirketler fatura bastırma ve gönderme masraflarını ok denebilecek seviyeye indirebiliyorlar. Elektronik ortam üzerinden gönderilen E-Fatura’nın kargo veya posta masrafı bulunmuyor ve bunun yanı sıra kâğıt, kartuş, zarf gibi masraflarında da tasarruf sağlanıyor.
Tüm bunların yanında kesilen faturaların suretlerinin gönderilmesi gerekliliğinin ortadan kalkması da yine E-Fatura’nın faydaları arasında yer alıyor. Oluşturulan faturanın müşterilerin e-posta adreslerine doğrudan teslimi, faturanın alınmadığı veya postada kaybolduğu şeklindeki iddiaları da ortadan kaldıracak. Çünkü gönderilen faturanın ulaşıp ulaşmadığı bilgisi E-Fatura uygulaması içerisinde fatura kesen firmaya bilgilendirme ile yapılacak ve bu sayede gereksiz mesajlaşma ve görüşmelerinde önüne geçilecek. Ayrıca zamansal gecikmeler azaltılacak ve kopyalar derhal tekrar gönderilip alınabilecek.
Yanlışlıklar Beklemeden Düzeltilecek
Şirketler fatura kestiklerinde, hizmet veya malı alan kurumda veya şahıs bazen fatura konusunda uyuşmazlıklarını dile getirebilir. E-Fatura uygulaması sayesinde müşteri faturayı alır almaz fatura gönderen şirketi, fatura miktarı veya içeriği konusunda uyarabilecek ve gerekli düzenlemeleri hemen yaptırabilecektir. Bu konudaki zaman kayıpları şirketlerin muhasebeleştirme konusundaki en büyük sorunlarından bir tanesidir. Bu sorunu aşmak şirketin büyük bir yükünü ortada kaldıracaktır.
Elektronik Faturanın kullanımına genel olarak baktığımızda ödeme zamanı ve kayıtların saklanması konusunda büyük kolaylıklar sunduğunu görmekteyiz. Bunlara ek olarak zaman hesaplaması ve ödeme konusundaki takipleri kolaylaştırdığını da söyleyebiliriz. Fatura kontrolleri ve müşteriyle olan anlaşmazlıkların çözümün de de E-Fatura’nın yararları tartışılmaz bir gerçek. Yönetim konusunda da E-Fatura uygulamasının sunduğu avantajlar sayesinde birden fazla kişi tarafından kontrol ve yönetim organizasyonu sağlanabiliyor.
Fatura giderlerinin azaldığını bu yazımızın başında da belirtmiştik fakat buna ek olarak iş gücü ihtiyacını da azalttığını belirtmeliyiz. Tabii ki şirketlerin en büyük sorunlarından bir tanesi olan nakit akış yönetimi de E-Fatura uygulaması sayesinde hızlanmakta. Bu uygulama şirketler hesaplarının daha kolay yönetilmesini sağlayarak şirketlerin gelecek planlarını daha kolay yapmalarına da olanak sağlıyor.
E-Fatura Hakkında Kafamıza Takılan Sorular?
E-Fatura zorunluluk kapsamında olup belirlenen tarihten itibaren fatura kullanıcısı olmayan mükelleflere uygulanan yaptırım ne olacaktır?
Zorunluluk kapsamında olup e-fatura uygulamasına belirtilen tarihte geçmeyen mükellefler Vergi Usul Kanununun ceza hükümleri tatbik olunacaktır.
Zorunluluk kapsamında olan ancak sisteme kayıtlı olmayan kullanıcılara kağıt fatura düzenlenmesi durumunda bize cezai yaptırım olur mu?
E-Fatura kullanım zorunluluğu 01.09.2013.tarihinden itibaren sisteme kayıtlı taraflar arasında zorunludur. Ancak zorunluluk kapsamında olmasına rağmen sisteme kayıtlı olmayan tarafa kağıt fatura gönderilmesi gönderen tarafa herhangi bir mesuliyet yüklemez.
Farklı lokasyonlarda hizmet veren bir firma, E-Fatura portalını kullanıp farklı lokasyonlarından mali mühür dışında bir yöntem ile (e-imza, sertifika) faturaları imzalayıp gönderebilir mi?
5 Mart 2010 tarih ve 27512 Sayılı Resmi Gazete’de 397 Sıra No’lu Vergi usul Kanunu Genel tebliğinin yayımlanmasıyla. Elektronik Fatura Uygulaması ile ilgili usul ve esasları belirlenmiştir. e-fatura uygulamasında mali mühür/elektronik imza zorunludur. E-Fatura uygulamasını portal yöntemiyle kullanacak mükelleflerin uygulamaya mali mühür/e-imza ile girmeleri gerekmektedir.
E-fatura uygulaması kayıtlı kullanıcı listesinin güncellenme sıklığı ne olacak?
Başkanlık, kayıtlı kullanıcı listesini belirli zaman aralıkları ile güncellenmesini öngören bir düzenleme yapmayı planlanıyor. Ancak şu an için belirlenmiş bir zaman aralığı ve geçerlilik zamanı mevcut değil.
E-Faturanın saklanması ve ibrazı ne şekilde olmalıdır?
E-Faturanın bütünlüğü ve kaynağının doğruluğu mali mühür ile sağlandığından, elektronik belge biçimini muhafaza etmesi gerekmektedir. Bu nedenle mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları E-Faturaları, üzerindeki Mali Mührü de içerecek şekilde mevcut yasal düzenlemelerce belirlenmiş kanuni süreler dahilinde, kendi bünyelerinde muhafaza edecekler ve istendiğinde ibraz edeceklerdir.
Faturalarımızı GİB’in E-Fatura Portalı üzerinden düzenliyoruz. Entegrasyon yoluyla da e-fatura düzenleyebilir miyiz?
E-Fatura Portalı üzerinden uygulamayı kullanmaya başlamanız sonradan entegrasyon yapmanıza engel teşkil etmez. Uygulamaya ilk başvurunuzda entegrasyon talebinde bulunabileceğiniz gibi daha sonradan da entegrasyon başvurusu yapabilirsiniz. Ancak, E-Fatura Uygulamasının hem entegrasyon hem de portal yolu ile bir arada kullanımı mümkün değildir.
Entegratör Seçerken Nelere Dikkat Etmelisiniz?
E-Faturaların 10 yıl gibi bir süre saklanması gerekiyor. Dolayısıyla bu hizmeti uzun yıllar verebilecek, Kurumsallaşmış firmaların tercih edilmesi süreklilik anlamında önemli. Öte yandan fatura sadece bir kağıt belgesi olarak düşünülmemeli. Fatura, şirketlerin tüm ticaret hayatına ait önemli detayları içeren son derece değerli bir bilgi anlamına gelir. Bu nedenle bu bilgilerin güvenliği ve gizliliği kritik önem taşır.
Bu bilgilerin güvenilir kuruluşlara teslim edilmesi gerektiğini düşünüyoruz. Uzun sureli ve kritik önemdeki bilgilerin paylaşımı nedeniyle sadece sunulan hizmetin fiyatı özel entegratör seçimi için bir kriter olmamalı. Bunun yanı sıra 7/24 destek verilmesi yine entegratör firma aranırken sorulacak kriterler arasında yer alıyor. Ticaret hayatı o kadar hızlı ilerliyor ki bazen zamana bakılmaksızın faturalar kesilebiliyor veya gerekli düzenlemelerin yapılması istenebiliyor. Bu gibi durumlarla karşılaştığınızda size destek sunan firmanın 7/24 çalışması büyük bir avantaj olacaktır.
Bunun yanı sıra Özel entegratör seçiminde müşterilerin kurumun vereceği IT hizmetine, teknolojik altyapısının sağlamlığına, kurumun güvenilirliğine ve kalıcılığına, kesintisiz hizmet verebilmesine dikkat etmeleri de önem taşıyor.
E-Faturaya Geçmek İçin Şirketler Neler Yapmalı?
E-faturaya geçmek isteyen firmalar GİB’in sunduğu portal’ı kullanabilirler ya da kendi sistemlerini GİB ile entegre edebilirler. Bu iki yöntemi de kullanmak istemeyen firmalar ise Özel Entegratör’lerin sunduğu çözümleri kullanabilirler.
GİB Portal’ını kullanmak isteyen firmaların GİB’e başvurup sisteme kaydolması ve faturaların elektronik olarak imzalandığı Mali Mühür’lerini TÜBİTAK’tan temin etmeleri gerekiyor. Sistem entegrasyonu yapacak firmaların da GİB’e başvurup Mali Mühür temin ettikten sonra kendi sistemleri ile GİB’in entegre edilmesi için gerekli sistemsel altyapıyı kurmaları gerekiyor.
Özel Entegratör ile çalışmak isteyen firmaların ise Mali Mühür’lerini temin ettikten sonra entegratör ile sözleşme imzalamaları yeterli. Entegratörler müşterilerinin sisteme kaydedilmesi için gerekli bildirimleri GİB’e yapabiliyorlar, dolayısıyla entegrasyon yöntemine göre çok daha kısa sürede entagratör aracılığı ile E-Fatura uygulamasına giriş yapmak mümkün.
E-Defter Uygulaması 2014’te
E-Defter, Maliye Bakanlığı tarafından standartları belirlenen ve halihazırda yevmiye defteri ve büyük defter olarak bilinen muhasebe defterlerinin elektronik dosya biçiminde değiştirilemez bir biçimde hazırlanması ve kaydedilmesine ilişkin bir uygulama. Bu uygulama E-Fatura kapsamına alınan firmalar için zorunlu bir uygulama ama isteyen firmalar da gerekli teknik yeterlilikleri sağlayarak E-Defter uygulamasına geçebiliyorlar.
E-Defter kullanabilmek için bir portal kullanılması mümkün değil. GİB’in onay verdiği yazılımların kullanılması gerekiyor. Bu yazılım aracılığı ile muhasebe kayıtları elektronik ortamda oluşturuluyor ve Mali Mühür’le imzalanarak E-Defter Uygulaması aracılığı ile beratı alınıyor. Beratı alınan dosya yine E-Defter uygulamasına yükleniyor ve Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile de mühürlenerek indirilecek biçimde defter sahibinin erişimine açılıyor. E-Defter uygulamasını kullanacak mükelleflerin E-Fatura kullanıcısı olması zorunluluk taşıyor. E-Defter’e geçişin 2014 yılı içerisinde zorunlu mükellefler için tamamlanması gerekiyor.
