Kurumların tüm iş süreçlerini tek bir platformda toplayan ERP sistemleri sağladığı veri bütünlüğü sayesinde rekabette öne geçmek için büyük bir avantaj sağlıyor.
İkinci dünya savaşının ardından gelen endüstri devrimiyle birlikte iş süreçleri de tamamen değişiklik gösterdi. Tabii ki zamanın elverdiği teknolojik değişimler ile bu süreçlerin hızlanması ve ortaya çıkan ürünün daha iyi kaliteye sahip olması için yeni ve açık sistemler geliştirilmeye başlandı. Bunların ilk örneklerini 1960 yıllarda MRP (Malzeme İhtiyaç Planlaması) adı altında gördük. Bu sistem sayesinde üreticiler sağlıklı bir şekilde üretim bandında kullanacakları hammadde teminini karşılayabilir hale gelmişlerdir. O zamanlarda anlaması güç bir teknoloji ve uygulama olan MRP 20 yıllık bir süreç içerisinde özellikle üretim sektöründe çalışan büyük firmalar tarafından benimsenmiş ve olgunlaştırıldı. Ardından ortaya çıkan ihtiyaçların karşılanmaması sebebiyle yeni girişimler görmeye başladık ve BT sağlayıcıları MRP II adını verdikleri yeni uygulama altyapısını gün yüzüne çıkardılar. 1980’lerde ise MRP’den daha geniş bir yaklaşımla üretim planlama, programlama ve kontrol faaliyetlerini kapsayan MRP II (İmalat Kaynakları Planlaması) sistemleri ile birlikte tek bir veritabanı üzerinden çalışılabiliyordu. Endüstriyel yönetim sistemlerinin atası olarak tabir edilen MRP II ise 1990’larla birlikte yerini ERP kavramına bıraktı.
ERP kavramının altında yatan temel fikir, işletme çapındaki kaynakları planlamak ve entegre etmek üzere bilgi teknolojilerinin kullanılmasıdır. Bu entegrasyon sadece fiziksel entegrasyonun ötesine geçerek sistemlerin entegrasyonunu gerektirmektedir. Ancak bunların yanında iş süreçlerinin, kurallarının ve çıktılarının standardizasyonu da önemli bir unsur olarak karşımıza çıkmaktadır.
1990’lı yıllardan bu yana ERP kavramı bir hayli gelişti. Şimdilerde ERP sistemleri planlama, envanter / malzeme yönetimi, mühendislik, sipariş işleme, imalat, satın alma, muhasebe ve finans, insan kaynakları ve daha fazlası dahil olmak üzere tüm iş yönetimi fonksiyonlarını entegre eden bir yapıya sahip. Tabii ki ERP yazılım ve uygulamaları kurumların ihtiyaçlarına göre her zaman geliştirilip, güncellenmekte. Son dönemde büyük veri mimarilerinin de etkileriyle ERP sistemleri bünyesinde, Tedarik Zinciri Yönetimi modülü de barındırılmaya başlanmıştır. Bu yenilikle birlikte ERPII sistemine de geçiş yapılmıştır. ERP II, içerisinde Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM-Customer Relationship Management) ve İş Zekası (BI-Business Intelligence) kavramlarını barındırmaktadır.
ERP 3’e Geçiş Zamanı
Bundan yıllar önce ERP kavramını ilk olarak Gartner ortaya atmıştı. Tabii ki o zamandan bu zaman kurumsal yazılım pazarında köklü değişiklikler yaşandı. Bu değişiminin en temel noktalarından biri ise internet. Bu herkesin kullanımına açık ağ sayesinde kullanıcılar artık işyeri bilgisayarlarına bağlı değiller. Aklınıza gelebilecek (Akıllı telefon, Tablet PC veya ikisi bir arada çözümler) her türlü cihazdan iş ihtiyaçlarını gideren kullanıcılar şimdilerde ERP yazılımlarına da mobil ortamlardan bağlanabiliyorlar. Kurumsal yazılımlar şimdi de yüzünü müşteriye dönerek kurumların ihtiyacı olan verileri toplayarak analiz etmek ve ardından da değer yaratmak zorundalar. İşletmeleri daha etkin ve daha interaktif yapmak için ortaya atılan ERP3 kavramı da yavaş yavaş gelişen teknolojiyle birlikte kurumlar tarafından kabul görmeye başladı. ERP3 kavramının en azından 2020 yılına kadar popüler olması bekleniyor. Eğer yeni nesil ERP3 kavramı ile daha tanışmamışsanız acil danışmanlık almanızda fayda var. Kaçırdığınız fırsatlara yanmak yerine gelecekte doğacak fırsatları düşünüp stratejinizi buna göre belirlemelisiniz.
Doğru ERP Sistemini Seçmek
Piyasada birçok ERP yazılımı var. Bu yazılımlarında kendi arasında türleri bulunmakta. Ama tüm bunların arasından en iyisi şudur demek oldukça güç. Farklı yazılımlar farklı türlerdeki şirket ihtiyaçlarını karşılayabilir. Bu sebepten ERP uygulaması seçerken ince eleyip sık dokumakta fayda var. ERP yatırımları birkaç ay sonra kökten değiştirebileceğiniz bir şey değildir. En az 5 ila 10 yıl arasında düşünerek hareket edilmelidir.
Bir ERP sisteminin en büyük avantajı, gerçek zamanlı kabiliyetiyle şirketinizde olan biteni görmek olanağını sağlamasıdır. Yüksek hacimli iş süreciyle baş ediyorsanız kullanışlıdır. Bir ERP sistemi ile şirket envanter sıkıntısı yada dosyaları aktarmak için boşa zaman harcamazsınız. Bir ERP sistemi sağlam, işlevsel destek sağlar. Maliyetleri düşürürken, siparişlerin üretim hacminin ve yerine getirilmesinin gelişmesini, ayrıca üretim ve dağıtım işlemlerini optimize ederek, şirketlerin yeni iş fırsatlarına odaklanmasını mümkün kılar.
ERP sisteminin size sunduğu faydalara kısa bir bakış atalım: Tek bir entegre sistem ile süreçlerini ve iş akışlarını düzene sokar. Gereksiz veri girişini ve süreçleri azaltıp, diğer yandan o bölüm arasında bilgi paylaşır. Tanınan en iyi iş uygulamalarına dayalı tek tip süreçlerin oluşturulmasını sağlar. Geliştirilmiş iş akışı ve verimlilik sağlar. Zamanında teslimat, kalite artışı, kısaltılmış teslimat sürelerine dayalı geliştirilmiş müşteri memnuniyeti sağlar. Daha iyi planlama, izleme ve gereksinimleri tahmin edilip azaltılmış stok maliyetleri verir. Faaliyetlerin gerçek maliyetlerini takip ederek, faaliyete dayalı maliyeti dengeler. Envanter ve alacakların birleştirilmiş satış resmini görmenizi sağlar.
İşletmelerde Bilgi Teknolojisi tabanlı iş uygulamalarının ortaya çıkması, iş modellerinde köklü değişikliklerle birlikte, küreselleşme ve ekonomisinin serbestleştirilmesi nedeniyle büyük bir dönüşüm sürecinde bulunmaktadır. Türkiye gibi gelişmekte olan ülkelerde, işletmelerin çoğu, örgütsel dönüşüm ve yeniden mühendislik girişimlerinin süreci ile uyum içinde Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) sisteminin uygulanması sürecinde bulunmaktadır. ERP sistemi, artan verimlilik, kalite ve kârlılık dönüşüm aralığının faydalarının sözünü vermektedir.
Ancak, ERP uygulamaları bazı beklenmedik kurumsal sorunlar ve değişiklikleri de içinde barındırmaktadır. Bu doğal olarak yapısalın yanı sıra kültürel de olabilir. ERP, karar verme sürecinde güçlendirme ve esneklik talepleri ile dünya standartlarında en iyi iş uygulamalarını kurmaya yardımcı olur ve organizasyona şeffaflık getirir.
Bunun yanı sıra dünyanın en büyük e-ticaret şirketlerinin kendi iç iş süreçlerini dönüştürmek için, ERP sisteminin konuşlandırıyor. Bu nedenle ERP sistemleri E-ticaretin omurgası olarak da kabul edilir.
Web tabanlı ERP çözümleri, orta ölçekli ve büyüyen şirketler için, arka-ofis süreç otomasyonunu kolaylaştırır. Bu, finans, sipariş yönetimi, satın alma, envanter, çalışan yönetimi, e-ticaret ve çok daha fazlası hakkında gerçek zamanlı bilgi sağlar. Web tabanlı ERP çözümleri ile iş döngüleri hızlandırabilir, verimlilik ve güvenilirlik arttırabilir. Müşteriler, tedarikçiler ve iş ortaklarına sunulan hizmet yüksek düzeyde sağlayabilir. Web tabanlı ERP çözümleri, lider yönetimi, sevkiyat takibi, fatura ödeme takibi ve self-servis portalları aracılığıyla müşteriler, tedarikçiler ve ortaklar arasındaki iş gelişimini en iyi şekilde sağlar.
BT Maliyetlerini ve Bakımı Azaltır
ERP çözümü web tabanlı olsun veya olmasın genel giderleri önemli ölçüde azaltır. Yüklenmesi gereken bir uygulama, satın alınması ve bakımı gereken, zamanla değiştirilmesi gereken karmaşık bir donanımı yoktur ve istenilen iç sistemlere kolaylıkla entegre edilebilir. Sonuç olarak ERP çözümü, tam zamanlı uygulamalarıyla iş planlarınızla ilgilenirken, siz de aynı anda işinizi yönetebilirsiniz.
Tekliflerde Dikkat Edilmesi Gerekenler
Yazılım firmalarının ERP uygulaması kapsamında sunduğu fiyat teklifi içerisinde sunulanlara dikkat etmelisiniz. Teklifler içerisinde lisans bedelinin, projenin devam sürecinin ve uygulamanın kurulmasının ardından destek bedelinin ve bu desteklere ait tam tanımların yer alması gerekir. Sadece bir teklif ile yola çıkmak sizi hataya sevk edebilir. Bu sebepten birkaç farklı firmadan (aynı veya farklı yazılımı uygulayan) teklif almak ve karşılaştırmak yapacağınız hataları en aza indirgeyecektir.
ERP yazılımlarında olduğu gibi hemen hemen tüm kurumsal yazılımlar belli lisans bedelleri karşılığında kullanılırlar. Lisans bedelleri farklı uygulamalar ile karşınıza çıkabilir. BU sebepten tekliflerdeki açıklamaları iyi okumalısınız. Aldığınız lisan şirket içerisinde kullandığınız bir modülü içermiyor ise sorunlarla karşılaşabilirsiniz.
Lisanslama konusu düşünüldüğü kadar basit değildir. Bazı yazılımlar kullanıcı bazlı olarak fiyatlandırılırken bazıları ise sunucu bazlı lisanslamadır. Sunucu bazlı lisanslamalarda kullanıcı sayınızın artması ödediğiniz bedeli değiştirmez. Bu durumda seçeceğiniz yazılım türü lisanslama modelinizi de belirleyeceği için süreçte iyi bir tahlil yapmak şart.
Yazılım seçimlerinde ilk kriter olarak lisanslama ve proje maliyeti göz önünde bulundurulur. Oysa ki biraz daha geniş düşünüp toplam sahip olma maliyetine bakılmalıdır. Toplam sahip olma maliyetini şöyle açıklayabiliriz: Yatırım için gerekli olan bedel ve uygulamanın yaşam ömrü boyunca harcayacağınız bedelin toplamıdır. Yatırım maliyeti hesaplanırken lisanslama ve kurulum maliyetlerinin yanı sıra altyapı maliyetlerini de göz önünde bulundurmalısınız. Altyapı maliyetleri arasında sunucu, ağ ve güvenlik gibi uygulamanızın çalışması için gerekli olan donanım ve yazılımlar yer alır.
Kurumlar yatırım yaparken genellikle geleceğe yönelik maliyetleri hesaplamakta zorlanırlar. Şirketinizin büyüme hesaplamalarını yaparak yatırımınızın gelecekte nasıl şekilleneceğini planlamanız ve buna uygun maliyetleri de hesaplamalara katmanız gerekiyor. En azından 4-5 yıllık bir plan dahilinde hesaplama yapmanız gelecekte sizi rahatlatacak ve şirket işleyişinin takılmadan devam etmesine yardımcı olacaktır.
ERP Her Alanda Kullanılabilir
Organizasyonlar, istenilen başarıyı gerçekleştirmek için, sürekli artan satış performansı, üstün müşteri hizmeti ve gelişmiş müşteri ilişkileri yönetimi için çalışıyor. Eğer bu hedeflere ulaşmak istiyorsanız, merkezi müşteri bilgilerine hızlı erişim sağlayan çözümlere ihtiyacınız var. Ayrıca detaylı erişebilir, up-to-date iletişim geçmişi, müşteri ve beklenti ilişkileri, yakın satış teşvik ve tüm müşteri temas faaliyetlerini düzene sokabilmelisiniz.
ERP, ön-satış faaliyetlerini yönetmek, otomatik satış süreçlerini gerçekleştirmek, tutarlı müşteri hizmeti sunmak, satış ve servis başarılarını değerlendirmek, eğilimleri, sorunları ve fırsatları belirlemek için, tutarlı ve hazır müşteri verilerini sunmaktadır.
Başarılı Müşteri Etkileşimi
RP ile birlikte kullanılan CRM modülleri müşterinizi daha iyi tanımanıza yardımcı olur. Bu faaliyetlerin içinde, tarih, ilgili kişiler, müşterileriniz ve rakipleri ile ilişkileri, adresleri gibi birçok özellik yer alır. Esnek veritabanı yapıları, müşteriyle ilgili tutmak istediğiniz her türlü bilgiyi sağlar ve ileride başvurmak için bu bilgileri saklar. ERP ile birlikte kullanılan CRM modülü sayesinde, kontrol ve tüm satış sürecinin organizasyonunu kolaylaştırır. Teklif aşamasındaki envanter durumu, tahmini maliyetler ve teslim süresi, risk durumu, alışkanlıklar, özel talepler ve önceki satışlar gibi ayrıntıları sağlayarak satış personelini güçlendirir. Ayrıca bu tarz bir ERP aracı sayesinde onarım, işleme ve belge yönetimi dahil, etkin müşteri şikayet yönetimi aracı sunulur. Bu sayede elinizdeki verileri değere dönüştürmeniz mümkün kılınır.
