Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayımladığı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile şirketlere 1 Ocak 2015 tarihinden itibaren elektronik defter tutma zorunluluğu getiriliyor. 20 bine yakın şirketi kapsayacak uygulamayla Türkiye ekonomisine 500 milyon TL’lik tasarruf sağlanması hedefleniyor.
e-Defter, noter tasdiki, kâğıt ve baskı maliyetleri, depolama maliyeti, basım ve denetim sırasında gereken iş gücü gibi çok ciddi maliyet avantajlar sağlıyor. Firmalar açısından bakıldığında e-Defter ile üretim ve denetim maliyetleri de azalacak. Bu yeni sistem ile büyük ölçekli firma başına aylık yaklaşık 10 bin liraya yakın tasarruf sağlanabilecek.
Sistemi ivedilikle uygulaması gereken şu an için 20 bin firma var. Sistemin oturmasının ve kapsamdaki firma sayısının artmasının ardından, ülke ekonomisine yaklaşık 500 milyon TL civarında tasarruf sağlaması bekleniyor. Ayrıca e-Defter uygulaması devletimiz açısından da vergi denetimini kolaylaştıracak, firmalar süreçlerini daha hızlı yönetebilecek ve kâğıt tüketimini de azaltarak milyonlarca ağacın yok olmasına da engel olacak.
Son Tarih 1 Ocak 2015
Sistem ortalama 4 haftalık bir geçiş süresine sahip. e-Deftere geçiş için başvuruların 1 Ocak 2015 tarihine kadar yapılmış olması gerekiyor. Orta ölçekli bir firmada yapılacak e-Defter yatırımı bir yıl gibi kısa bir sürede, büyük ölçekli firmalarda ise bu süreç çok daha hızlı, 2 ay gibi kısa bir sürede kendini amorti edip kara geçilebileceği öngörülüyor. e-Fatura sürecinde kurumlar arası bir bilgi trafiği yaşanırken, e-Defter ile sadece devlet ve şirketler arasında bir bilgi alışverişi olacak. e-Fatura işlem sayısı açısından çok daha büyük hacimli olmasına karşın, e-Defter’de sadece aylık periyodlarda daha küçük boyutlarda bilgi alışverişi yaşanacak. e-Fatura tarafında çözümler yerine şirketler, devlet tarafından sertifikalandırıldı. Buna karşın e-Defter uygulamasında ise devlet, sadece çözümleri sertifikalandırıyor ve şirketler bu çözümleri kullanmaya zorunlu bırakılıyor. Bu durum, uygulamada çok daha stabil bir ortam oluşmasını sağlıyor.
Kimler e-Defter Kullanmak Zorunda
Ülkemizde önceki yıllarda Ticaret Kanunu ve Vergi Kanunlarına göre tutulması gereken defterlere ilişkin usul ve esaslar kendi içinde ayrı ayrı düzenlenirken 2012 yılında uygulamaya giren 6102 Sayılı Yeni Türk Ticaret Kanunu ile birlikte, defter tutma yükümlülüğü madde 64/5’te “Bu Kanuna tabi gerçek ve tüzel kişiler, 213 sayılı Vergi Usul Kanununun defter tutma ve kayıt zamanıyla ilgili hükümleri ile aynı Kanunun 175 inci ve mükerrer 257 nci maddelerinde yer alan yetkiye istinaden yapılan düzenlemelere uymak zorundadır.” şeklinde bir düzenleme yapılmıştır. Yapılan bu düzenleme ile TTK ve VUK yer alan defterlerin tutulmasına ilişkin usul ve esaslarda uygulama birlikteliği sağlanmış ve bilindiği üzere 213 sayılı Vergi Usul Kanunun mükerrer 257’nci maddesinin birinci fıkrasının 1’inci bendi ile 3’üncü bendinde ve aynı Kanunun mükerrer 242’nci maddesinin ikinci fıkrası ile Maliye Bakanlığı elektronik defter, kayıt ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin genel usul ve esasları belirleme konusunda yetkili kılınmıştır.
Maliye Bakanlığı, kendisine verilen bu yetkiye dayanarak 14.12.2012 tarih ve 28497 sayılı resmi gazete de yayınlanmış olduğu 421 sıra nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile belirlenen mükellefler için “Elektronik Defter (e-defter) ve Elektronik Fatura (e-Fatura) Zorunluluğu” getirilmiştir.
Uygulama; 421 sıra nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile “Elektronik Defter ve Elektronik Fatura Zorunluluğu” getirilen 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31 Aralık 2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olan.
4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31 Aralık 2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olan,
Mükelleflerin; 2014 takvim yılında e-fatura (elektronik fatura) uygulamasına,
2015 takvim yılında e-defter (elektronik defter) uygulamasına geçmeleri zorunlu tutulmuştur.
e-Defter Düzenlemesine İlişkin Yasal Çerçeve
Maliye Bakanlığı, Gelir İdaresi Başkanlığı ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü tarafından ortak olarak 13 Aralık 2011 Tarih ve 28141 sayılı resmi gazetede yayımlanan 1 sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile elektronik defter (e-defter) yürürlüğe girmiş ve bu tebliğ ile 1 Ocak 2012 tarihinden itibaren elektronik defter uygulaması fili olarak başlamış bulunmaktadır. 24 Aralık 2013 tarih ve 28861 resmi gazete yayınlanan 2 sıra nolu Elektronik Defter Genel Tebliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Genel Tebliğ ve Maliye Bakanlığı Gelir idaresi Başkanlığı tarafından 26 Kasım 2013 tarihinde yayınlanan “Elektronik Defter Tutma Zorunluluğu Getirilen Mükelleflere İlişkin Açıklama” konulu 2013/ 67 nolu Vergi Usul Kanunu Sirküsünde e-defter düzenlemesinin uygulanmasına ilişkin yasal çerçeve belirtilmiştir.
213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 sayılı Yeni Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerin, Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü tarafından ortak olarak belirlenen format ve standartlara göre; e-DEFTER şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan “Elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkân tanımayı hedefleyen hukuki ve teknik düzenlemeleri içeren elektronik kayıtlar bütünüdür.”
e-Defter Başvuruları Nasıl Yapılacak?
Belirtilen standartlara uygun olarak hazırlanan elektronik defterlerin değişmezliğinin, kaynağının ve bütünlüğünün sağlanmasında gerçek kişiler için güvenli elektronik imza, tüzel kişiler için mali mühür kullanılacaktır. Ayrıca imza veya mühür değerinin elektronik defter uygulaması üzerinden bildirimi suretiyle, söz konusu defterin ilgili tüm taraflar nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesi sağlanmaktadır. (Elektronik defter başvuru aşamasında ve elektronik defterlerin ve bunlara ilişkin beratların imzalanması sürecinde kullanılan mali mühür TÜBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi ’nden temin edilmektedir.)
e-defter uygulaması başlangıç aşamasında, Yevmiye defteri ile Büyük defterin (Defteri-Kebir) elektronik defter kapsamında tutulması öngörülmüş olup, ilerleyen dönemlerde diğer yasal defterlerle ilgili e-deftere geçiş sağlanması yapılacaktır.
Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin aşağıda yer alan şartları taşımaları gerekmektedir; Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları, Tüzel kişi mükelleflerin 397 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olması, Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması.
e-Defter uygulaması kapsamına giren mükellefler sisteme kayıtlarını 4 nisan 2014 tarihinden itibaren elektronik ortamda http://www.edefter.gov.tr/ portalı üzerinde gerçekleştirebilmektedir.
Elektronik Defter Uygulamasında; Tüzel kişiler, diğer kurum ve kuruluşlar ile tüzel kişiliği olmayan ortaklıklar ile Gerçek Kişiler şeklinde gruplandırılan mükellefler www.edefter.gov.tr/başvuru adresinde yer alan e-Defter Başvuru Formu ve Taahhütnamesini doldurarak başvurularını kuruma/kendilerine ait Mali Mühürleri ile onaylamaları gerekmektedir.
Yapılan başvuruların Gelir İdaresi Başkanlığınca değerlendirilmesi sonucunda uygulamayı kullanma izni verilen mükelleflerin, kullanıcı hesapları başkanlık tarafından aktive edilecek ve mükelleflere başvuru formunda belirtilen e-posta hesabı üzerinden bilgi verilecektir.
Test Süreci Başarı ile Tamamlanmalı
Gelir idaresi başkanlığınca e-defter tutmasına izin verilen mükellefler, başvuru tarihini takip eden ayın başından itibaren elektronik defter tutmaya başlayacaklardır. Özel hesap dönemine tabi mükellefler ise başvuru tarihini takip eden özel hesap dönemi ay kesri itibariyle elektronik defter tutmaya başlayacaklardır. e-defter tutacak olan mükellefler, tebliğ ile belirlenen format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler itibarıyla elektronik defterlerini oluşturarak saklayacaklardır.
Elektronik defter yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin 1 Eylül 2014 tarihi itibariyle elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları gerekmektedir. Başkanlıkça test edilerek izin verilen yazılımların dışında başka bir yazılımla e-defter tutulması mümkün değildir.
Yayınlanan tebliğ ile elektronik defter tutma zorunluluğu getirilen mükellefler kâğıt ortamında defter tutamazlar. Bu mükellefler kâğıt ortamında defter tutmaları halinde bu defterler hiç tutmamış sayılırlar. e-defter kapsamına giren mükelleflerin hem kağıt ortamında hem de elektronik defteri bir arada tutulması mümkün değildir. Zorunluluk kapsamında olmayan mükellefler istemeleri halinde gerekli şartları sağlamaları ve başvurularda bulunmaları halinde hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter uygulamasına geçilebilecektir.
Aralık Ayına Kadar Hazırlıklar Tamamlanmış Olmalı
2014 Yılında VUK 421 sıra nolu genel tebliği kapsamında e-fatura kullanmaya başlayan mükelleflerin 2015 yılında e-defter kullanmalarının zorunlu olduğu dikkate alındığında, bu mükelleflerin işletmelerinde kullanmakta oldukları muhasebe ve e-Fatura yazılım programına uygun bir e-Defter programı ve mali mühür veya elektronik imzası bulunmayan mükelleflerin Aralık ayına kadar gerekli ön hazırlıkları yapmasında yarar bulunmakta.
421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında elektronik defter tutma zorunluluğu bulunan mükelleflerden elektronik defter uygulamasına; 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 1 Ocak 2015 tarihinden itibaren, 2014 Aralık ayından önce başvuranların en geç 2014 Aralık ayından başlamak üzere, özel hesap dönemine tabi olanların 1 Aralık 2014 tarihinden önce elektronik defter uygulamasına başvuru yapmaları ve en geç 2014 Aralık ayı içerisinde, elektronik defter tutmaya başlamaları gerekmektedir. Elektronik defter uygulamasında defterler aylık dönemler itibarıyla tutulacağından zorunluluk kapsamına giren mükellefler 2014 Aralık ayı içerisinde başvurmaları durumunda, 2014 Aralık döneminin defterlerini aylık olarak oluşturamayacaklar.
